Penjelasan Dan Cara Menggunakan Microsoft Excel 1

MICROSOFT OFFICE EXCEL

Microsoft Excel adalah program aplikasi lembar kerja spreadsheet dan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft untuk OS Microsoft Windows dan Mac OS. Microsoft Excel membantu menyelesaikan permasalahan administratif mulai dari yang paling sederhana sampai yang lebih kompleks.

Salah satu hal yang membuat aplikasi Excel cukup terkenal adalah kelengkapan fitur Formulas dan Functions yang lebih kita kenal dengan istilah rumus excel. Formula dan fungsi ini digunakan untuk membantu anda dalam mengerjakan beragam proses perhitungan data secara cepat, tepat dan semi otomatis. Formula excel bisa anda gunakan dalam perhitungan yang sederhana sampai kalkulasi yang kompleks, baik untuk data berbentuk angka, data teks, data tanggal, data waktu, atau kombinasi dari data-data tersebut. Pada Microsoft excel kita bekerja dengan system workbook, sedangkan di dalam workbook terdapat worksheet atau lembar kerja yang biasanya cukup kita sebut sheet saja. Jika workbook adalah sebuah buku maka worksheet adalah lembaran-lembaran kertas dalam buku tersebut.

Sejarah

Microsoft Excel pertama kali diluncurkan pada tahun 1985, namun hanya tersedia untuk sistem operasi Mac OS atau Macintosh dan itupun masih hanya bernama Excel, tanpa Microsoft di depannya.

Pada awal peluncuran Excel tersebut, microsoft sempat dituntut perusahaan-perusahaan lainnya yang juga bergerak pada bidang finansial yang juga mengeluarkan produk yang dinamai Excel. Pada akhir tuntutan itu Microsoft dikalahkan perusahaan tersebut dan barulah sepenuhnya berganti nama menjadi Microsoft Excel .

Pada tahun 1987, microsoft meluncurkan Excel untuk sistem operasi Windows yang dinamakan Excel versi 2.0. Microsoft Excel berhasil mendahului pesaing beratnya pada waktu itu untuk jenis aplikasi sejenis, yakni lotus 1-2-3 yang terlambat mengeluarkan versi windowsnya dan masih menggunakan MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel akhirnya berhasil total menggeser pesaingnya itu dan menjadi salah satu software spreadsheet yang sangat populer dan handal dipasaran. Ketika pertama kali dibundel ke dalam Microsoft Office pada tahun 1993, Microsoft pun mendesain ulang tampilan antar muka yang digunakan oleh Microsoft Word dan Microsoft PowerPoint untuk mencocokkan dengan tampilan Microsoft Excel, yang pada waktu itu menjadi aplikasi spreadsheet yang paling disukai. Keberhasilan Microsoft ini membuat mereka selalu berkembang dan terus mengeluarkan versi-versi terbaru sampai sekarang. Sejak tahun 1993, Excel telah memiliki bahasa pemrograman Visual Basic for Applications (VBA), yang dapat menambahkan kemampuan Excel untuk melakukan automatisasi di dalam Excel dan juga menambahkan fungsi-fungsi yang dapat didefinisikan oleh pengguna (user-defined functions/UDF) untuk digunakan di dalam worksheet.

Bahkan, dalam versi selanjutnya Microsoft menambahkan sebuah integrated development environment (IDE) untuk bahasa VBA Excel, sehingga memudahkan programmer untuk melakukan pembuatan program buatannya. Selain itu, Excel juga dapat merekam semua aktifitas yang dilakukan oleh pengguna untuk menjadi macro, sehingga mampu melakukan automatisasi beberapa tugas. VBA juga mengizinkan pembuatan form dan kontrol yang terdapat di dalam worksheet untuk dapat berkomunikasi dengan penggunanya. Bahasa VBA juga mendukung penggunaan DLL ActiveX/COM, meski tidak dapat membuatnya. Versi VBA selanjutnya menambahkan dukungan terhadap class module sehingga mengizinkan penggunaan teknik pemrograman berorientasi objek dalam VBA.  Fungsi automatisasi yang disediakan oleh VBA menjadikan Excel sebagai sebuah target virus-virus macro. Ini merupakan problem yang sangat serius dalam dunia korporasi hingga para pembuat antivirus mulai menambahkan dukungan untuk mendeteksi dan membersihkan virus-virus macro dari berkas Excel.

Akhirnya, meski terlambat, Microsoft juga mengintegrasikan fungsi untuk mencegah penyalahgunaan macro dengan menonaktifkan macro secara keseluruhan, atau menngaktifkan macro ketika mengaktifkan workbook, atau mempercayai macro yang dienkripsi dengan menggunakan sertifikat digital yang tepercaya.

Penggunaan Ms.Excel

Tampilan start screen ini di bagi dalam 2 panel.

1. Pada Panel Sebelah kiri akan anda temukan daftar dari file-file excel yang baru kita buka sebelumnya. Pada bagian kiri start screen excel ini juga akan kita temukan sebuah tombol atau menu Open Other workbooks ada ada dibagian bawah panel kiri ini. Menu ini bisa kita fungsikan untuk memilih file simpanan yang akan kita buka jika kita hendak membuka file yang tidak terdapat pada daftar file diatasnya.
2. Pada Panel sebelah kanan terdapat defaut template yang tersedia pada microsoft excel. Jika tempalte yang kita butuhkan tidak ada, kita bisa menggunakan kotak pencarian pada bagian atas untuk melakukan pencarian template excel dari database yang dimiliki oleh microosft excel secara online.

Beberapa bagian excel dari tampilan jendela aplikasi excel adalah sebagai berikut:

1. Quick Acces Toolbar: Bagian ini memuat Buttons atau tombol-tombol menu umum yang sering kita gunakan. Tombol-tombol ini bisa kita sesuaikan dengan kebutuhan.
2. Ribbon: Bagian ini merupakan kumpulan tombol perintah pada microsoft excel yang dikelompokkan dalam bentuk Tab berdasarkan fungsi-fungsinya mulai Home, Insert, Page Layout, Formula, Data, Review, View. dan Tab Developper yang secara default disembunyikan. Pada masing-masing Tab dikelompokkan berdasarkan seri fungsinya. Misal pada Tab Home: Clipboard, Font, Alignment, dan seterusnya.
3. Formula Bar: Bagian ini menunjukkan alamat cell yang aktif beserta isinya. Formula bar juga merupakan tempat dimana nanti kita akan menuliskan rumus atau formula excel.
4. Worksheet Area: Sering disbut juga sebagai Workspace. Berisi kumpulan cell yang diidentifikasi berdasarkan kolom (Column) dengan simbol huruf A, B, C dst. dan baris (Row) dengan simbol angka 1, 2, 3 dst. Didalam cell inilah kita menyusun data-data sesuai kebutuhan.
5. Status Bar: Bagian ini menunjukkan informasi status program Excel yang sedang berjalan.

Backstage view pada office excel

Tampilan Backstage View ini akan muncul saat kita meng-klik menu file yang ada disebelah Tab Home Pada Ribbon. Backstage view ini mulai diperkenalkan sejal versi Excel 2010. Pada backstage view ini, akan kita temukan informasi yang terkait dengan file excel yang sedang kita buka serta menu atau tombol option untuk pengaturan excel.

Ribbon pada Excel

• Tabs Menu: Berisi kumpulan tombol yang dikelompokkan sesuai fungsinya. Secara default terdapat Tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review dan View. Sedangkan Tab Developper disembunyikan. untuk menampilaknnya kita perlu melakukan pengaturan terlebih dahulu.
• Group Menu: Didalam masing-masing Tab tombol dikelompokkan lagi dalam beberapa group. Maisng-masing group dipisahkan dengan Garis vertikal. Pada Tab Page Layout diatas terdapat Group Themes, Pade setup, Scale to fit, Sheet Options dan Arrange.
• Command Buttons: Didalam group terdapat beberapa Command Button atau tombol perintah sesuai dengan fungsi masing-masing.
• Dialog Box Launcher: Pada beberapa sudut Menu Group terdapat Dialog Box Launcher untuk menampilkan pengaturan lebih lanjut pada masing-masing group yang secra default pengaturan ini tidak ditampilkan.

Cara copy dan paste data excel

Ada beberapa cara yang bisa anda lakukan untuk melakukan Copy-Paste data pada excel.

Cara pertama adalah dengan menggunakan tombol perintah COPY dan PASTE pada Ribbon Excel yang ada di TAB HOME.

Langkah-langkah copy paste di excel adalah sebagai berikut:

• Aktifkan atau pilih sel/range yang akan di copy
• Klik tombol Copy pada Ribbon
• Pilih di sel mana anda akan menempelkan hasil copyan data tadi
• terakhir klik tombol Paste untuk menempelkan hasil copyan data.

Cara kedua adalah dengan menggunakan shortcut atau papan tombol pada keyboard. Caranya dengan menekan tombol Ctrl + C untuk mengcopy dan Ctrl + V untuk mempaste.

Langkah-langkah copy paste di excel dengan cara kedua adalah sebagai berikut:

• Aktifkan atau pilih sel/range yang akan di copy
• Tekan Ctrl + C untuk mengcopy data
• Pilih di sel mana anda akan menempelkan hasil copyan data tadi
• Tekan Ctrl + V untuk menempelkan data

Cara Ketiga adalah dengan menggunakan Mouse secara langsung.

Cara mengeprint file menggunakan Excel

Untuk mencetak atau print dokumen yang kita buat di excel caranya relatif mudah. Yakni dengan mengaktifkan menu perintah Print atau cetak file excel yang terdapat pada backstage view (Klik Tab File) atau cukup dengan menggunakan shortcut Ctrl + P.

Pada halaman pengaturan Print diatas ada beberapa opsi yang bisa Anda sesuaikan, antara lain:

1. Copies: Mengatur jumlah salinan pencetakan file.
2. Printer: Memilih dan Menampilkan jenis printer yang bisa Anda gunakan untuk mencetak file excel.
3. Mencetak semua atau sebagian lembar kerja.
   ·        Print Entire Workboook - Mencetak semua sheet.
   ·        Print Selection - Mencetak sebagian range yang terseleksi saja.
   ·        Print Selected Table - Mencetak format Tabel Excel yang terpilih.
   ·        Print Active Sheet - Mencetak sheet yang sedang aktif saja.
4. Pages: Memilih halaman berapa saja yang akan dicetak.
5. Memilih jenis Orientasi halaman (Landscape/Portrait).
6. Memilih jenis ukuran kertas cetak.
7. Mengatur margin atau batas tepi pada kertas cetak.
8. Mengatur skala pencetakan

Jika pengaturan dan print preview nya sudah sesuai langkah terakhir untuk mencetak file excel adalah dengan memilih tombol Print.